目次
緊急事態宣言発令を皮切りに、導入が促進されているテレワーク。
場所を選ばない働き方がメリットをもたらしている一方、マネジメントが困難である問題が生じています。
テレワークで生じる問題を解決するマネジメント方法をご紹介します。
テレワークにおけるマネジメントとは？
オフィスでの業務と違い、テレワークでは人が直接接する機会がなくなる環境です。
コミュニケーションも取りづらくなるため、マネジメントがしにくく、多くの企業で問題となっています。
テレワークにおける企業の抱える課題や現状について詳しくみていきましょう。
テレワークの現状
コロナウィルスによる、世界規模のパンデミックを皮切りに、外出制限がかかるようになりました。
そのため、多くの企業ではテレワークが促進され、コロナ前の13.2%から現在では34.3％という普及率となっています。
オフィスが不要になり、縮小する会社も出ているほど、今後もテレワークは広がりが予想されています。
しかし、テレワークがやりにくいと考えている企業も少なくないのです。
その理由は、日本の企業の多くはメンバーシップ型雇用を採用している背景があります。
メンバーシップ型雇用とは、広く人材を採用しOJTや社内研修で教育した上で、実務や経験を積ませる形式です。
そのため、日本の企業では、社内のコミュニケーションが重要となるため、テレワークにやりにくさを感じてしまうのです。
テレワークにおけるマネジメントの重要性
マネジメントは、組織の機能を維持するためにも非常に重要であり、テレワークにおいては、社内コミュニケーションの機会が少なくなることから、その重要性はより高いものとなります。
社内コミュニケーションを重要視している企業では、テレワークのようなコミュニケーションが少ない環境下では、組織としての一体感が感じられなくなり、組織としての機能を失ってしまうきっかけとなってしまいます。
そうなれば、会社に対し不信感をもつ社員も増え、優秀な人材が離職してしまう可能性も生じます。
また、テレワークでは管理職による社員１人１人の実務内容の把握が難しくなるため、社員個人の自己管理能力に頼らざる得ない状況となります。
しかし、自己管理能力は人によって異なるため、パフォーマンスに差が出てきてしまい、生産性の低下が生じてきます。
そのパフォーマンスの差を無くすためにも、テレワークにおけるマネジメントは非常に重要な役割を果たしているのです。
テレワークでのマネジメント課題
テレワークにおいては、従来のマネジメント方法では不十分となります。
テレワークでのマネジメントは従来のマネジメントと違い、社員と同じ場所で仕事ができないため様々な課題が発生します。
企業が抱えるテレワークのマネジメントの課題について紹介します。
人事評価
テレワークにおけるマネジメントの課題の１つとして、人事評価があります。
本来のオフィスワークとは違い、テレワークになると、従来通りの人事評価ができず、評価方法・評価基準の設定が難しいという課題があります。
テレワークでは、プロセスや過程を見ることが困難であるため、アウトプットの成果をみて判断する「成果主義」の評価を採用せざる得なくなります。
そのため、成果を出せない社員は、評価が上がらない体制ができてしまうため、テレワークにおいて人事評価方法と基準設定は大きな課題の１つとなっています。
コミュニケーション不足
テレワークでは、コミュニケーションの機会の低下が課題となっています。
これまで、同じオフィス内でアドバイスをもらえていた上司や先輩とのコミュニケーションが薄くなり、管理職は部下への指導やアドバイスなどがしずらくなり、マネジメントのしずらさが問題となっています。
チャットやビデオ会議システムなどのIT技術を活用したコミュニケーションを取っている会社がほとんどですが、チャットのように文字だけのコミュニケーションでは伝えたいことが正確に伝えられない恐れもあります。
ビデオ会議システムでは、表情が見えずらく、表情で汲み取ってあげていたことができなくなり、オンタイムでの相談がしづらく部下が抱えた不安や相談ごとに気づけない可能性もあります。
このようにテレワークでは、対面と違い、コミュニケーションの質をあげる、機会を増やして行かなければならない課題があります。
労務管理
オフィスでは、チームメンバーの勤務状態を一目で判断できる状況でしたが、テレワークでは違います。
退社している人、休暇中の人、席を立っている人などの把握が難しくなります。このように一人一人の労働時間管理が難しいという点が多くの企業で課題となっています。
テレワークの導入により、働き方も大きく変わってきました。
遠隔での勤務が可能になったため、地方へ移動しながら仕事も可能になり、子育てや介護などの両立など、自由な働き方が実現できるようになりました。
しかし、それにより勤務時間もバラバラになり、把握がより複雑になるデメリットも出てきてしまったのです。
リスク管理
テレワークでは、オフィスでできていたリスク管理が困難になる課題があります。
オフィスでは、情報が外に漏れないよう、会社で対策を取ることができましたが、社員があらゆる場所で仕事できるテレワークでは、オフィスにいるよりも情報漏洩の危険性が高くなります。
そのため、IT環境の不備によるITリスクや、情報漏洩、コンプライアンスリスクの徹底が課題となっているのです。
テレワークでマネジメントをするには？
テレワークであっても円滑にマネジメントを行うためには、環境整備が重要となります。
テレワークでも不便なくマネジメントするためには、以下のような環境整備を行いましょう。
コミュニケーション手段の構築
テレワークで重要なのは、円滑なコミュニケーションを行う手段の構築です。
チャットワークやZOOMなどのITツールを活用すれば、遠隔でも円滑なコミュニケーションが可能になります。
さらに、コニュニケーションツールを活用した業務報告方法、緊急時の連絡先など、ルール化することで、定期的なコミュニケーションを取ることができ、マネジメントをしやすくします。
人事管理体制の構築
テレワークではオフィスと違い、一目で出社や退社を把握することができません。
自分の出社時間た退社時間を上司やチームメンバーに伝えるなどの、出退社を連絡するようなルールの構築が必要です。
また、テレワークでは、日報などの自主的な報告が不可欠となります。日々の進捗や業務管理、労務管理の観点でも、日報などのルール構築は必要です。
セキュリティルールの構築
テレワークにおけるセキュリティルールの構築は、会社を守るためにも大切なことです。
実際に、テレワークでの自由な働き方によって、オフィスよりセキュリティが甘くなっている部分が多く、フリーWi-Fi利用での情報漏洩や、ウィルス感染、パソコンの紛失などの事故が多発している事例があります。
このような事故を防ぐためにも、セキュリティ対策をより万全にしなくてはなりません。
そのためには、テレワークにおけるセキュリティのルール化、社員の意識改革、セキュリティ維持のための技術的対策が必要になります。
テレワークにおけるマネジメント方法
テレワークではコミュニケーションの徹底、タスク管理、目標設定を重視すると円滑なマネジメントを行うことができます。
その方法について詳しくみていきましょう。
1on1の実施
1on1ミーティングの実施は、テレワークのマネジメント手法として非常に効果的です。
テレワークでは、コミュニケーションツールを活用することによって、小まめなコミュニケーションが可能になりますが、気持ちや思いに関しては伝えずらく、相談もしにくくなります。
そこで、1on1ミーティングで部下やチームメンバーとじっくり話をする時間を設けることで、部下やチームメンバーの状況を確認できるだけでなく、部下との関係性の構築、コンディションの把握、自律的行動の促進誘発が可能になります。
また、コーチングやティーチングなどの手法を生かし、部下から話を引き出し悩んでいること、つまづいていることなどを把握し、改善案をアドバイスできると部下のモチベーション維持にも繋げることができるのです。
テレワークであるからこそ、定期的な1on1ミーティングを実施するようにしましょう。
積極的なコミュニケーション
テレワークでは、部下から上司に自発的に連絡というのができないケースも少なくありません。
そのため、円滑なマネジメントを行うためにも、上司からの積極的なコミュニケーションが必要になります。
部下から上司に連絡しづらい理由は、上司に遠慮する、上司の対し恐怖心があるなど様々です。
いずれにしても、部下との積極的にコミュニケーションをしていくためには、部下からコミュニケーションが取りづらいというイメージをもたれないことが大切です。
そのためには、コミュニケーションツールのスタンプ機能、コメント機能などを駆使し、連絡しやすさをアピールする、雑談を交えるなど、自ら積極的な姿勢を持つようにしましょう。
また、時間を決めた定期的なコミュニケーションの機会を作ることも効果的です。
朝夕のミーティングの実施、定期的なチャットツールなどの活用、リモートランチの実施などを行い、部下やチームメンバーのモチベーション維持と、心理的な繋がりを継続することを意識するようにしましょう。
このようにすれば、部下も自ら積極的なコミュニケーションをとる姿勢を持つようになり、円滑なマネジメントが可能になります。
徹底したタスク管理
テレワークでは、管理者は人をマネジメントするのではなく、タスクをマネジメントする意識をもつようにしなくてはなりません。
そのため、業務を可視化した上でのタスク管理はマネジメントする上で非常に重要です。
１人１人のタスクを管理していることで、プロジェクトの全体的な進捗を把握することができ、的確な対応やアドバイスなども可能になります。
さらに、タスクを管理することでチームメンバーの自律的行動にも繋がっていくため、教育的観点からも成果を期待することができます。
目標管理のフレームワーク「OKR」の導入
テレワークでは、個人目標だけでなく会社全体の目標を紐付けて、組織としての方向性も統一化していかなければなりません。それを実現させるために「OKR」のフレームワークを活用することができます。
「OKR」とは、GoogleやFacebookも導入しており、アメリカのシリコンバレーの企業でも積極的に導入している目標管理のフレームワークです。Objectives（目標）とKey Results（主要な結果）を設定し、目標の評価や見直しを行います。
手順としては、はじめに組織やチーム全体の大きな目標を掲げ、その目標に紐づいた複数の中規模の目標を設定、その中規模目標に紐づいた個人目標を設定します。
そうすることによって、個人と組織の目標や方向性を統一化し、タスクの優先順位をつけることができるようになります。
OKRについてもっと詳しく知りたい方は今の記事も合わせてご覧下さい。
テレワークでオススメのマネジメントツール
テレワークのマネジメントの課題対策ツールとして、以下の３つがオススメです。
それぞれの特徴と仕組みをご紹介します。
Remotty（リモティ）
Remotty（リモティ）は、オフィスでの「人がいる存在感」「雑談」「声かけ」「他の人の声」「相談」がリモートでも可能になる仮装オフィスツールです。
テレワークでありながら、人の顔が常にみえ、チャットツールで呟きや雑談が可能になっています。
会議システムや、スケジュール共有システム、入退室ログもあるため、リモートワークであってもきめ細かいマネジメントが可能になります。
team:on（チームオン）
team:on（チームオン）は、チームでのスケジュール共有やチャット、ファイル共有もできるシステムです。
ファイル送付にかかるセキュリティの心配もなく、スケジュールは管理と調整ができ、タスク管理も進捗が一目でわかるようになっています。
チャットシステムには、「いいね」機能やスタンプ機能も搭載しているため、フランクな会話もできる環境を作れます。
Trello（トレロ）
Trello（トレロ）はタスク管理に特化した管理システムです。
テレワークのような分散型ワークによるそれぞれのタスク管理を、プロジェクトベース、チームベースなどでまとめ、その中で細かいタスク設定や担当者設定も可能になります。
さらに、Butlerでチームの作業を自動化することも可能になり、生産性向上の手助けにもなります。
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