進捗管理のコツ6つを徹底解説！失敗パターンや見える化の方法も紹介

ソフトウェアの開発やイベント運営など、複数人で進めるプロジェクトは多くあります。
プロジェクトを円滑に進めるためには、何がどのくらい進んでいて、どのくらいのタスクが残っているのかなど、進捗を把握することが大切ですよね。

今回は進捗管理に失敗しないためのコツ6つを徹底解説します。
プロジェクトマネージャーの方や、自身のタスクの進捗管理をしたい方はぜひ参考にしてみてください。

進捗管理とは

進捗管理とは、期限内に目標を達成するために、作業計画と進捗にズレがないかを管理をすることです。
一般的にプロジェクトやシステム開発において使われる言葉ですが、進捗管理の概念は個人的な日々の業務を管理する上でも役立つでしょう。

進捗管理は、ただタスクを並べるだけでは上手くいきませんが、コツを知る事で誰でも効率的に進捗管理ができるようになります。

進捗管理をするべき理由

進捗管理をすることでどのようなメリットがあるのでしょうか？

進捗管理は業務の効率を上げることができ、特に大人数のプロジェクトでは進捗管理をするかしないかでプロジェクトのクオリティが大きく変わるでしょう。

ここでは、進捗管理をするべき理由を大きく3つに分けて解説します。

タスクの抜け漏れがなくなる

進捗管理をすることで、タスクの抜け漏れが格段に減ります。

進捗管理をしないと、作業計画なしに手当たり次第作業を進めてしまうため、プロジェクトの後半になって大事なタスクを忘れていたことに気づくこともありますが、進捗管理によりそういったミスがなくなります。

また、大きなプロジェクトでメンバー個人にタスク管理を任せると、抜け漏れが見えにくくなり、期限直前で終わっていないタスクが発覚するリスクもあります。
進捗状況が可視化される事でそういった事態を防ぐことができます。

遅延など想定外のことにすぐ対応できる

プロジェクトや日常の業務には想定外の事態がつきものです。
想定外の事態にいかに柔軟かつ迅速に対応できるかが、プロジェクト成功のカギとなります。

進捗管理をしっかりすれば、進捗の遅れにすぐ気づくことができ、遅れている理由を確認することができます。
遅延などにすぐ気づき対応できる事は、進捗管理の大きなメリットと言えるでしょう。

言語化することで認識齟齬が起こらない

複数人で同時にプロジェクトを進めると、人によって言葉の定義が違ったり、進捗の基準が違ったりします。
進捗管理によって、プロジェクトを始める前に作業計画を言語化するため、メンバー同士の認識齟齬が起こりにくくなります。

特に他部署や別会社を巻き込んでのプロジェクトになると、いつものメンバーには通じる言葉が違う意味で受け取られてしまうこともあるでしょう。
作業をスタートする前に言語を揃えることができることも、進捗管理のメリットの一つと言えます。

進捗管理のコツ6つ

進捗管理は複雑に見えますが、コツを押さえれば難しいものではありません。
ここでは、進捗管理のコツ6つをご紹介します。

コツ1：プロジェクトのゴールを明確にする

進捗管理は、まずプロジェクトや業務のゴールを明確にすることから始めます。
ゴールから逆算してタスクを細分化し、作業計画を立てていくため、ゴールを決めないと進捗管理はできません。

システム開発であればソフトウェアの完成像やリリース予定日、イベント企画であればイベントの内容やイベント実施日など、プロジェクトの完成図や期限がゴールとなります。

最初にメンバーとゴールを共有することで、同じ方向に向いてスタートを切ることができます。
目的意識が明確になることも、最初にゴールを明確にすべき理由でしょう。

コツ2：プロジェクトマネージャーを配置する

プロジェクトマネージャーとはプロジェクト進捗の責任者のことです。
メンバーにプロジェクトの目的や納期、スケジュールを説明し、プロジェクトが予定通りに進捗するように管理し、プロジェクトを成功に導く役割があります。

プロジェクトマネージャーがいないと、遅延がないかチェックする人や進捗報告会の進行役が不在となり、進捗管理をメンバーに浸透させることが難しくなります。

プロジェクトマネージャーが指揮をとれば、プロジェクトの進捗管理はスムーズに進むでしょう。

コツ3：タスクを抜け漏れなく細分化する

ゴールが決まったら、タスクを抜け漏れがないように細分化していきます。
進捗管理はタスク管理であるため、進捗管理においてタスクの整理が最も重要な工程となります。

タスクを洗い出すときは、人によってアウトプットが変わらないように、フワッとさせずに作業レベルまで落とし込むことが大切です。

また、タスクの順番も整理すると進捗管理がしやすくなります。

例えば、特定のタスクが完了しないと始められないものと同時進行できるものとでタスクを分け、それらを一覧で整理すると、どのタスクから始めるべきかが明確になりますよ。

コツ4：リソースや工数を推定する

プロジェクトの進捗管理をするためには、あらかじめ作業時間や工数、リソース配分を推定しておかなければいけません。

工数を推定しないまま進捗管理をしても、そのタスクの進捗が速いのか遅れているのかがわからないですよね。

例えば、タスクAはエンジニア1名で担当し、工数は2日と推定する、など、具体的なリソースと工数を推定しましょう。

もちろん、最初に全てのタスクの正確な工数を知る事はできないため、プロジェクト進行中に推定が間違っていたとわかった場合は、柔軟に調整することが大切です。

コツ5：進捗具合を可視化する

進捗管理を行うには、今どのタスクがどこまで進んでいるのかといった進捗具合を可視化する必要があります。
ホワイトボードに付箋を貼ってもいいですし、エクセルで管理表を作ってもいいでしょう。

管理表は、縦軸にタスク名、横軸に進捗具合を記載します。
進捗具合は「未着手」「進行中」「完了」といった形で、できるだけ具体的に分割しましょう。

進捗具合をパッと見てわかるようにすることで、遅延やトラブルにすぐ気付けるようになり、チームが混乱することがなくなります。

また、管理表を作ることで、早く仕事を進めて完了タスクを増やしたいというメンバーのモチベーションにも繋がりますよ。

コツ6：進捗報告を定期的に行う

進捗の定期的な報告会を開く事は、進捗管理においてとても重要です。

報告会は、特定のメンバーだけでなく、プロジェクトに関わるメンバー全員が参加する方が良いでしょう。

全員がタスクの進捗具合や想定外のトラブルについて認識しておくことで、チーム全体の生産性が上がるからです。

表で管理するだけでは細かい問題が見えにくかったり、他のメンバーに相談しにくかったりするため、大きなトラブルや遅延を防ぐためにも、顔を合わせて進捗報告をすることをおすすめします。

進捗管理の失敗パターン

よくある進捗管理の失敗パターンを知ることで、卒なく進捗管理をすることができます。

ここでは進捗管理の失敗パターン4つを解説します。

進捗の定義が不明確

進捗管理の失敗に多いのが、進捗の定義が人によって異なることです。

例えば、Aさんはタスクが100％終わったら完了としているが、Bさんは80％の時点で完了としているなど、人によって違ってしまうと正確な進捗管理ができません。

プロジェクトを始める前に、進捗の定義を明確にすることが大切です。

作業時間の見積もりが甘い

作業時間や工数の見積もりが甘いというのも、進捗管理で起こりがちなミスです。

100％正しい工数は難しいですが、できるだけ正確な工数を積もっておかないと、あとあと大きな誤差が生じてしまう可能性があります。

例えば1週間かかるタスクを3日で終わると推定するなど、あまりにも甘い見積もりをしないように注意しましょう。

メンバーが同じゴールに向いていない

メンバー全員が同じゴールに向かって走る事は、プロジェクト成功において必要不可欠です。
そのためには、メンバー同士の人間関係や、メンバーのプロジェクトの意義に対する共感が大切になってきます。

全員が目的意識を持つ事で、自然と助け合う雰囲気になるでしょう。
メンバ全体を同じゴールに向かせることも、プロジェクトマネージャーの重要な役割となります。

適材適所ができていない

プロジェクトチームは、能力はもちろん性格やプライベートも様々な人達が集まっています。

納期を守ることが苦手な人もいれば、必要以上のことまでしてしまってなかなかタスクが終わらない人もいるでしょう。
また、時短で働いている人やインターン生など、時間に制限がある人もいます。

そのため、その人が一番活躍できるタスクを渡すことが、プロジェクトが円滑に進捗するポイントとなります。

定期的に個別面談を行い、その人への負担が大きすぎないか、モチベーションが下がっていないかを確認することもおすすめです。

進捗管理を可視化する方法

進捗管理は、進捗具合を可視化してチーム全員が常に見れる状態にすることが大切です。

小さいプロジェクトや個人業務の進捗管理であれば、ホワイトボードに付箋を貼るなどのやり方で問題ないですが、大きなプロジェクトであればパソコンで進捗管理を確認できる状態にすることをおすすめします。

エクセル/スプレッドシート

エクセルやスプレッドシートでも、進捗管理をする事は可能です。
日付を管理したり、進捗度に合わせてセルの色を変えたり、関数が使えたりと、自由度が高いエクセルではプロジェクトに合った進捗管理表を作成することができます。

エクセルのデメリットは、オンラインで共有ができないことです。
今は違う会社同士であってもスプレッドシートで進捗共有することが一般的になっているため、進捗管理はエクセルよりもスプレッドシートで行う方が良いでしょう。

進捗管理ツール

エクセルで一から進捗管理表を作るのは大変だという方は、進捗管理ツールを導入することをおすすめします。
無料のものから有料のものまで幅広いサービスがありますよ。

簡易的な進捗管理であればTrello（トレロ）がおすすめです。
難しい設定は必要なく、直感的なUIで進捗管理ができます。また、設定が簡単でシンプルなため、個人業務の進捗管理にもおすすめですよ。

もう少し多機能な進捗管理表が必要であれば、backlog（バックログ）がおすすめです。
ガントチャートを作ったり、マイルストーンを設置したりすることができ、複雑なプロジェクトでもシンプルな進捗管理表を作ることができます。