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これまで企業では、チームやグループ単位でミーティングをおこなうのが一般的でしたが、最近では「1on1ミーティング」を取り入れる企業が増えてきました。
Yahoo Japanやパナソニック、ソニー、楽天といった大企業でも、1on1ミーティングを人材育成の手段として導入し、効果をあげています。
こちらの記事では、最近注目を集めている1on1ミーティングの目的や流れ、成功に導くコツを紹介します。
1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングとは、部下を育成する手段としておこなわれているミーティングです。
従来の企業では面談の中で、上司から部下に向けて一方的に評価したり叱咤激励するのが一般的でしたが、この1on1ミーティングでは違います。
上司が部下から話を引き出し、部下自身に考えて発言させることで、解決策を講じる力やアイデアを編み出す力を養うことを目的としています。
1on1ミーティングは単なる個人面談ではなく、人材育成をおこなう目的のミーティングなのです。
1on1ミーティングが注目される理由
少子高齢化が顕著に進む日本では、深刻な労働人口の減少が社会的な問題になっています。
その上、終身雇用制度が崩壊しつつあり、転職や独立をキャリアの選択肢に入れる若者も増えてきました。
そのため、企業は少なく流動的な労働人口を、いかに自社内に留めておけるかが重要です。
また、働くことに対する考え方や価値観も多様化しており、上司から部下への一方的なコミュニケーションでモチベーションを維持していくことが難しくなっています。
このような課題に対して、1on1ミーティングの双方向的なコミュニケーションによって部下のモチベーションをコントロールしていくという手法が注目されています。
1on1ミーティングのメリット
日々仕事をするだけでは関係性が遠く、部下についてよく理解できていない上司も多いのではないでしょうか？
1on1ミーティングを適切におこなえば、部下とのコミュニケーションが円滑になり、本人の人となりを把握することができます。
また、定期的に1on1を設けることで、部下との信頼関係を深めることができ、本音を聞き出すことも可能になります。
部下の仕事の進捗を短期で確認できるので、何が得意でどこにつまづいているのか部下の課題を把握できるのもメリットです。
1on1ミーティングの進め方
ここからは、1on1ミーティングの進め方についてご紹介していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
部下に目的を周知する
1on1ミーティングを導入する前に、まずは何故実施するのか、ミーティングの意図を部下に説明しましょう。
上司とのマンツーマンのミーティングと聞くと、部下は必要以上に身構えてミーティングの存在をネガティブに捉える可能性があります。
1on1は相互理解の場であり、部下の成長のために実施するもので、上司から部下へ一方的な助言や叱責をする場ではないと事前に伝えましょう。
ミーティングの設定
ミーティングは基本的には週一回、長くても月一回のペースで実施し、その都度予定を立てずに、定期的に先のスケジュールも押さえましょう。
実施する都度日時設定をすると、事前準備やミーティングそのものの優先順位が下がり、部下に面倒がられる可能性があります。
ミーティングの設定は、部下から上司へ依頼をする形でも、上司が設定する形式でも構いません。
ミーティングの実施と記録
実施時間は、1回何分にするかを事前に決めておきましょう。
一般的に30分程度と設定している企業が多く、長く話し続けて時間が無駄になったり、メイン業務が疎かにならないようにするのがポイントです。
また、振り返れるように、内容は話しながら必ずメモをとりましょう。
上司・部下それぞれが記録をすれば共通認識になり、次のミーティング準備に繋げることができます。
継続的な実施
1on1ミーティングは、継続的に実施するようにしましょう。
継続することによって、部下は上司にコミュニケーションを取ろうとするハードルが下がり、徐々に本音が聞けるようになります。
そのため限定で1ヶ月だけなど短期間で導入しても、効果を発揮しない可能性があります。
1on1ミーティングが失敗する2つの理由
せっかく時間を割いて1on1ミーティングを導入してみても、上手く活用できなかったり、運用できずにいる場合があります。
ここからは、1on1ミーティングが失敗してしまう2つの理由についてご紹介していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
準備不足のため
1on1ミーティングに失敗する理由として、ミーティングの準備不足が挙げられます。
部下が事前準備を忘れた場合、話す題材に迷ってしまい、結果的に雑談に終わってしまいがちです。
また、ミーティングの目的が共有できていない場合、部下との間で何を話す場なのか認識にズレが出て、時間を無駄遣いしてしまいます。
上司の態度に問題がある
1on1ミーティングが上手くいかない原因には、上司側の態度が問題である場合もあります。
上司が一方的に話したり、部下の話の途中で質問をしてしまうと部下は萎縮して、ミーティングを億劫に感じてしまいます。
1on1ミーティングを成功に導くコツ
ここからは、1on1ミーティングを成功に導くためのコツを紹介していきます。
傾聴スキルやコーチングを意識する
上司は、1on1ミーティングの主役は部下であることを意識してミーティングに取り組むことが重要です。
親身になって話を聞いたり、相槌を打ったり、目を見て話すなど傾聴することを心がけましょう。
きちんと部下の話を聞いた上で、できなかった部分に関してはどのようにすればできるようになるのか、アドバイスができればより効果的です。
1on1ミーティングを成功させる2つの質問
1on1ミーティングは部下に考えさせることが重要ですが、そのためには上司からオープンクエスチョンで思考を巡らせる質問ができるかが肝心です。
ここからは、成功させる質問の具体例を2つご紹介していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
フランクな質問
1on1ミーティングで部下の本音を聞き出すためには、部下の緊張を解すことが重要です。
とくにミーティングの開始直後は、あまり硬い質問ではなく、フランクに近況を質問するのが良いでしょう。
「最近嬉しかったことは？」「何か困ったことはない？」など、堅苦しくない話題から入ると話やすい雰囲気になります。
キャリアに関する質問
1on1ミーティングの目的は、部下の成長を促すことです。
そのため、「どんなことにやりがいを感じる？」「成功や失敗から学んだことは？」など、キャリアについての質問は、部下に仕事について考えさせる有効な質問です。
ミーティングを通じてキャリアプランが明確になれば、部下のモチベーションをアップさせることができます。
まとめ
1on1ミーティングは一人ひとりの部下を把握し、成長を促すために効果的な方法です。
一見難しいと感じるかもしれませんが、実施する目的を明確にし、事前に準備をすればお互い有益な時間になります。
まずはやってみることから始めてみましょう。
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