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新型コロナウイルスの影響で、リモートワークを導入する企業が一気に増える中、コミュニケーション不足を感じる人も多いのではないでしょうか。
今回は、リモートワークにおけるコミュニケーションの重要性や、上手くコミュニケーションをとるコツと実例をご紹介します。
リモートワークでのコミュニケーションの重要性
リモートワークはオフラインに比べ、どうしてもコミュニケーション量が減ってしまいます。
画面越しだと、会社にいるときのように気軽に話しかけたり、雑談したりがしにくいからです。
余計な会話がない分、仕事に集中できる一方で、モヤモヤした悩みをすぐに相談できなかったり、質問がしにくかったりするのです。
その結果、仕事の効率低下に繋がりかねません。
また、ふとした会話からアイデアが生まれたり、雑談が気分転換になったりするメリットもあります。
すなわち、リモートによるコミュニケーション減少は、仕事の効率低下だけでなく仕事環境の悪化にもつながるのです。
リモートワークでコミュニケーションをとるときの4つのコツ
画面越しのコミュニケーションを円滑にするには、対面のコミュニケーションとは違ったコツが必要です。
ここでは、リモートワークのコミュニケーションを取る際の4つのコツをご紹介します。
- 会議はビデオ通話で
- リアクションはこまめに
- 積極的に雑談
- チャットツールを活用
4つのコツ
会議はビデオ通話で
対面とリモートの一番の違いは、相手の表情が見えるか見えないかです。
会話中に顔が見えることで、対面会議と同じように、円滑に会議を進められます。
会議など話し合う場面では、お互いの表情が見えるようにカメラを設定するのがおすすめです。
また、普段作業をしている時も、できるだけビデオをオンにすることで、他のメンバーが話しかけやすくなるでしょう。
リアクションはこまめに
オンライン上で大勢の人が出席する会議で発表をしたとき、相手の理解度や自分の発表に対す興味の持ち具合がわからなかった経験がある人もいるのではないでしょうか。
相手のリアクションが得られないことは、リモートで相手に何かを伝える上での大きなハードルになります。
話し手ができる限り気軽に自分の意見を発信できるようにするために、聞き手がリアクションをこまめに行うことは非常に大切です。
話し手は相手の反応を頼りに話すため、聞き手に回るときは、普段より大袈裟にリアクションをとるようにしましょう。
積極的に雑談
リモートになると仕事に関係のある話題以外のことを話す機会が減ってしまいます。
たとえ業務に関係なくても、雑談は仕事の息抜きになったり、メンバーをよく知る機会になったりするメリットがあります。
リモートだからといって必要な時だけ話しかけるのではなく、積極的にメンバーと雑談をしていくことが大切です。
部下が上司に対して話しかけるのはなかなか難しいため、上司が部下やメンバーに積極的に話しかけると良いでしょう。
チャットツールを活用
リモートワークによって、チャットによるコミュニケーション量が増えた企業も多いと思います。
すぐにコミュニケーションが取れるチャットツールの活用も検討すべきでしょう。
たとえば、メンション機能を使えたり、スタンプによって確認を知らせたりすることで、仕事の効率が上がります。
また、スタンプ機能でリアクションをするだけでも、お互いメッセージが伝わったか/確認したかを可視化できます。
そのほか、メンバーの成果を共有することで、メンバーのモチベーション向上にも繋がります。
リモートワークでのコミュニケーションの4つのデメリット
他方で、リモートワークによりコミュニケーションのスタイルが変わることで、デメリットが発生することも事実。
必ずチェックしておきましょう。
- 業務の生産性が落ちる可能性がある
- 相手の状況がわかりずらい
- チーム内でのサポートが難しくなる
- 文字だけのメッセージは誤解される可能性がある
4つのデメリット
業務の生産性が落ちる可能性がある
リモートワークでは、どうしてもコミュニケーションの頻度が落ちてしまいます。
特に新入社員などまだ業務になれていない社員は自走できず、対面での勤務よりも生産性が落ちることがしばしばあります。
業務に慣れていない社員に対するサポート体制は早めに構築すべきです。
チーム内でのサポートが難しくなる
対面だと、社員同士の些細な変化にも気づくことができます。
たとえば、仕事が上手くいかず落ち込んでいる社員がいたら、すぐに声をかけることができます。
しかし、リモートワークでは、社員の心理的な状況を把握しにくくなります。
思うように進捗率が上がらず、停滞してしまう社員が増えると、事業全体の成果に悪影響を及ぼします。
1on1や相談をする時間を積極的に確保するようにして、リモートでのチーム内サポート体制を整えましょう。
相手の状況がわかりずらい
リモートワークでは、対面で話せないため、依頼したのになかなか返信がこない、タイミングが合わないことが発生しやくいです。
そのため、あらかじめわかっているものがあれば、余裕をもってメッセージを送信することがおすすめです。
できるだけ前もって依頼内容をまとめ、共有をしておくことで、仕事をスムーズに進められるでしょう。
文字だけのメッセージは誤解される可能性がある
リモートワークによってチャットツールでのコミュニケーションが増える分、文字だけのメッセージによって相手に誤解を与えてしまうことも多くあります。
たとえば、意図していないのに冷たい印象や絵文字がない文章で怒っている印象を与えてしまう場合もあります。
チャットでのコミュニケーションは、思わぬ誤解を招いてしまいがちなことを常に意識しましょう。
対策として、普段以上に言葉遣いを丁寧にすることが大切です。
たとえば、依頼をするときは「〇〇してください」ではなく「〇〇できますでしょうか？」と伝えるといった工夫が必要です。
また、メッセージには感嘆符や絵文字を積極的に使うことも大切です。
「よろしくお願いします。」と「よろしくお願いします！！！」では与える印象が変わります。
また、文章で説明が難しいことは、チャットを送った後すぐに通話で補足しましょう。
誤解を与え、相手をモヤモヤさせることがないように心がけることで、リモートワークがスムーズに進みます。
リモートワークでのコンテンツ例
リモートで顔を合わせないと、お互いに打ち解けにくい場合もあるでしょう。
そのため、リモートワークにおいては、出社する時以上に社内イベントを行うことが大切です。
ここでは、リモートワークで実施できるコンテンツを3つご紹介します。
リモートでの成果発表会
他のメンバーの進捗が見えにくくなること、また自身の成果が認知されないことは、モチベーションが下がる原因になります。
そこで、リモートではオフライン以上に、チームメンバーの進捗や成果を全体共有することが大切です。
たとえば週1回、全体会議の場を設けて成果発表会や部署ごとの進捗報告会を行うなど、メンバーが刺激し合い、モチベーションを高めあえるような環境を作ることが大切です。
リモートランチ/飲み会
リモートではランチや飲み会などで雑談することが難しくなります。
そこで、ビデオ通話を繋いだ状態でのランチや飲み会をすることをおすすめします。
特にリモート飲み会はメジャーになっており、お酒やおつまみを持ち寄って雑談をすることで、普段の飲み会以上に盛り上がることができるはずです！
最近はリモート飲み会のためのアプリも出ています。
趣味やチームごとにグループを分けて話したり、実際の飲み会のように席移動して話したりもできるので、試してみてはいかがでしょうか。
リモート勉強会
リモートワークでは社員同士の知見共有がしにくくなります。
そこで、定期的にオンライン勉強会を開催することもおすすめです。
仕事で得た知見を、リモートで全体共有できるので、リモートワークの生産性向上にも繋がります。
たとえば、エンジニアや営業など部署ごとの勉強会を行ったり、部署をまたいで、部署の活動を紹介したりするなどできます。
また、部署を超えて社員がアイディアを持ち寄り、ビジネスを考案する会を開くこともおすすめです。
勉強会として知識を得るだけではなく、社員のビジネス視点が育つことや、別の部署の理解を深めることにも繋がるでしょう。
まとめ
さて、今回はリモートワークに特有のコミュニケーションの難しさとそれを解決するための方法をご紹介しました。
リモートワークで働きにくさを感じている人こそ、実践してほしいことばかりです。
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