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「説明が下手過ぎる！」
社会人になったばかりの人であれば、言われたことのある人も多いかもしれません。
あなたはそこで「だから何？」と思ったのか、もしくは「今すぐに改善しなきゃ」と思っ
たのか、どちらに該当するでしょうか。
おそらく記事をご覧のあなたは「今すぐ改善したい」と思い、この記事をご覧のことだと思います。
そこで、この記事では上述のようなお悩みを持つ方に向け、下記を紹介・解説していきます。
- 説明が下手な人の特徴
- 説明が下手な人と上手な人の違い
- 上手く説明するために大切な5つのコツ
記事を読むことで、説明の仕方が格段に上手くなります。
本稿を通して、説明のコツを掴み、仕事上での活躍の幅をどんどん広げていきましょう。
説明下手は緊張のせいではない！その理由とは？
ビジネスの世界では、プレゼンや上司への報告など、説明が求められる場面が多いです。
そして、その求められる説明の一つひとつが、仕事の結果を大きく左右することもあります。
そんな説明の場面で「説明が下手だと言われる」などと言われ、お悩みの方もいることでしょう。
実は、説明下手なのには大きく分けて２つの理由があります。
理由1.話す内容を理解していない
まず考えられるのが、話す内容を自分で理解していないケースです。
当然ながら、話す内容が自分の中で整理できていないと相手に伝えることはできません。
必ず物事には順序がありますから、順番がバラバラになっているまま相手に伝えても、相手にとっては何のことなのか分かりませんよね。
ですがこの時、自分の頭の中だけでは理解できているので、なんとなく相手に伝わった気になってしまうのです。
理由2.話す相手のことを理解していない
説明する相手のことを理解していないことも、説明が下手になってしまう理由の一つになりやすいです。
たとえば仕事をしているとき、説明をする対象者になるのは、
- 会社の上司や部下
- 取引先
- 顧客
などになりますが、同じことを話すにも、それぞれによって持っている情報量や前提が異なります。
そのため、相手がどの程度知っていて、どのような説明をすれば伝わりやすいかを知っておく必要があります。
説明下手な人は損してる？その理由とは
説明が下手な人は、実はさまざまな場面で損をする理由になってしまいます。
では、具体的にどにような場面で損をすることになるのでしょうか。以下にて解説していきます。
仕事ができない印象を抱かれやすい
まず一番損をするポイントは「仕事ができなという印象を抱かれやすい」という点。
会社で働くと1分1秒が時給としてお金に変わりますし、インセンティブが導入されている会社だと時間の価値はその分跳ね上がります。
そのため、「説明が下手」という相手の時間を奪う言動は、イコール仕事ができない人として忌み嫌われるのです。
そして、一向に説明が上手にならないままだと、大事なプロジェクトにアサインしてもらえなかったり、営業先へ向かう権限を失ったりなど、仕事のチャンスをつぶすことにもつながってしまいます。
自分の意見や考えを相手にしっかり伝えられない
説明が下手な人は、自分の意見や考え方をしっかりと伝えらず、損をしてしまう可能性があります。
たとえば、
- 相手にストレスを与えて悪い印象を持たれる
- 会議で意見がぶつかった時に高確率で劣勢になる
- 説明が伝わらず誤解をされたり受け流されたりする
といったような形で損をする可能性があります。
大事な場面であればあるほど、上手く説明できる必要がありますから、「説明が上手ければよかった…」と後悔することも多くなるでしょう。
頭が悪いと思われてしまう
率直に頭が悪いと思われてしまうこともあります。
これは仕事でもプライベートでも同じで、一度頭が悪いと思われてしまうと中々そのイメージを変えることはできません。
人間性を否定されるというわけではありませんが、あなたへの印象は間違いないと言ってよいほど落ちます。
逆に、説明が上手いだけで「この人は知的で素晴らしいな」と思ってもらいやすくなります。
これらのことを踏まえると、やはり説明上手な人の方が、プライベート・仕事の場面において得をすることが多いといえます。
残念な説明と上手い説明の違い
おそらく会社の同僚や上司の中でも、「残念な説明をする人」と「上手く説明する人」に分かれていると思います。
そこで以下にて、この両者にはどのような違いがあるのかを説明していきます。
「自分はどちらに当てはまるかな？」という視点ににも着目してみてください。
話す順番が合っているかどうか
説明下手と説明上手の違いで、もっとも明確に生まれやすいのが話す順番です。
説明が下手だと言われる人の特徴は、話すべき内容の順序がバラバラなうえ、内容がいったりきたりしがちです。
一方、説明が上手な人は伝えるべき前提を伝えたうえで、話すべき内容を順序正しく話すことができます。
そして、この「相手に伝わりやすい順序」というのがミソです。
上手な説明をする人は、必ずといってよいほど『結論→根拠→補足→結論』の順番で説明をしています。
したがって、上手な説明を心掛けるのであれば、まずは「自分が話したい内容の結論は何か？」と考え、結論を先頭に順序をしっかりと正すことが大切です。
思いやりがあるかないか
説明をする際に、思いやりを持てる人は内容が相手に伝わりやすいです。
説明が下手な人は、感情論で説明してしまったり、勢いと思いつきで話してしまったりします。
一方、説明が上手な人は相手に思いやりを持ち、正しく伝わるような配慮を怠りません。
相手への思いやりとは、たとえば、
- 前提を揃える
⇒結論の理解がしやすくなるように体裁を整えてあげる - 方向性を共有する
⇒何について説明するかを伝える（報連相のどれか） - 相手の状態を理解する
⇒相手がどこまで理解しているかなどを理解しておく
といったことに対して配慮することを思いやりといいます。
上手く説明するコツとは？
これまでにも、上手く説明するためのコツをいくつか紹介してきました。
それらを含め、上手く説明するためのコツは下記の通りになります。
- 結論ファースト
- 伝えたい内容と方向性を整理する
- 前提を共有する（報連相のどれを説明するのか）
- 相手の状況を理解する（どこまで知っているのか）
- 主語を忘れない配慮（自分だけが理解したつもりにならない）
上記の流れを覚えることで、説明の仕方も少しずつ上達していきます。
最初は考えることが多いため、かえって説明が下手になってしまう可能性もありますが、体に染み付くことで必ず上達の道は開けてきます。
難しいことはありませんので、ぜひ明日から実践してみてください。
あなたの周りにいる説明下手なあの人との付き合い方
あなたの周りにも説明が下手な人はいると思います。
それは上司だったり部下だったり、中にはどう接すれば良いか分からないという人もいるでしょう。
以下では、そういった人たちとの付き合い方を紹介していきます。
説明が分かりづらい上司との付き合い方
「話が長いだけでよく分からない」「話が転々とし過ぎてついていけない」など、説明が分かりづらい上司はどこの会社にも一人はいるものです。
とはいえ、上司ということもあるので、分かりにくいことを指摘したり、怪訝な顔をしたりはできません。
そんな上司との付き合い方として、知っておいて欲しいポイントは下記の通りです。
- 質問するようにして欲しい情報を得る
- しっかりと相づちをいれる
- 最終的なすり合わせを行う
特に大切なのは、「最終的なすり合わせを行う」です。
たとえば、説明が分かりづらい上司の話を聞き、自分の中で情報を整理できたとしましょう。
そしたら次に「ということは○○ということですよね？」と質問するようにして上司とのすり合わせを行います。
質問をするようにすり合わせることで、上司も「ちゃんと話を聞いてくれてるんだな」と思ってくれますし、後になってミスが起こらない確実な情報交換を行うことができます。
説明の下手な部下との付き合い方
説明の下手な部下に対しては、上司として説明が上手になる方法を提案してあげましょう。
ただし、提案する際にたくさんのことを指摘しすぎてしまうと、部下が混乱を招く可能性がありますから、部下にとってより優先度の高いものから提案してあげるとよいです。
たとえば、社内でのやり取りを一番直すべきだと考えるのであれば、「結論ファーストで話そう」と提案するのがよいでしょうし、クライアントに対する説明下手を直してほしいと思うのであれば、「相手を思いやることの大切さ」を提案してあげるとよいです。
そして、部下はあなたの背中を必ず見ていますから、説明のお手本になっていることを常日頃から忘れないようにしましょう。
「説明が下手」は必ず直せる！
説明下手は誰でも直すことができます。
説明下手を克服することができれば、仕事でのチャンスが増え、プライベートでも素晴らしい効力を発揮してくれることでしょう。
コツを掴み、何度も繰り返すことで説明は上手になっていきますから、諦めず何度も改善を重ねてみてください。
この記事で紹介したことを繰り返し読み、毎日実践することができれば、完全克服までの時間を一気に短縮することができますよ。
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