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「説明をしてもいまいち理解してもらえない」
「何が言いたいのかわからないと言われてしまった…」
社会人になってから、仕事において「説明をする」ということは、誰しも経験したことはあるでしょう。
しかし、説明をするたびに相手に理解してもらえなかったり、明確に何が言いたいのかわからないと言われてしまった人もいるのではないでしょうか。
社会人にとって、わかりやすい説明をすることは必要な能力の一つとして認識されていますが、説明するのが苦手な人もいると思います。
そこで、本記事では、説明が下手だと感じている人に向けて、説明が下手に思われるや上手に説明するために意識するポイントなどについて解説していきましょう。
説明が下手に思われる3つの原因
説明が下手だと一言で表しても、具体的にどのようなことが原因で、説明が下手だと思われてしまうのでしょうか？
本項では、説明が下手に思われる3つの原因について詳しく解説していきます。
考えが整理できていない状態で説明している
説明が下手だと思われる原因の一つとして挙げられるのが、「考えが整理できていない状態で説明をしている」ということです。
説明が上手くできないのは、自分の中で話すべき内容の理解が十分にできておらず、伝えるべきポイントや話の組み立てができていないことが原因と考えられるでしょう。
実際に説明が苦手な人の話を聞いてみると、「結局何を伝えたいのか」「それを伝えてどうしたい・どうして欲しいのか」という疑問が浮かぶことがよくあります。
聞き手からすれば、説明をしている意図やポイントが曖昧で、何を伝えたいのか理解しづらいと感じてしまうため、余計に「この人は説明するのが下手なんだ」と感じてしまうのでしょう。
自分本位で話を進めてしまっている
説明が下手な人は、「自分本位で話を進めてしまっている」ことも多いです。
例えば、
- 話の主語がない
- 早口で聞き取りづらい
- 話が長すぎて要点が掴めない
など、相手の立場に立たずに、自分本位で説明をしている人もいます。
説明している本人としては、「相手が理解できているか」よりも「とにかく説明すること」に意識が向いてしまっているため、相手の立場に立って考えることができなくなっているのでしょう。
しかし、相手が理解できていない状態では、いくら説明しても正しく理解をしてもらうことができず、「説明が下手で何を伝えたいのかわからない」と感じてしまうのです。
内容が抽象的で根拠がない
「説明している内容が抽象的で主張にも根拠がない」のも、説明が下手な人にありがちな原因です。
本人としては、ちゃんと説明しているつもりでも、聞き手からすれば「話を聞くと抽象的で具体的にイメージができない」「主張に対して明確な根拠がなく信憑性がない」と感じてしまうこともあります。
上記のように説明が下手な人は、主観的に物事を捉えて説明をしてしまうため、自分が理解できていることは相手もわかるはずという前提で話してしまうことも多いです。
そこには、相手がしっかりとイメージできているか、根拠となる情報がしっかりとはいっていて納得してもらえるかという部分にまで考えが至らないため、聞き手としては、「説明が下手だ」と感じてしまうのでしょう。
説明が下手なことによる2つのデメリット
説明が下手な人は、実はさまざまな場面で損をしてしまっています。
本項では、説明が下手なことによるデメリットを2つ紹介していきます。
仕事ができない印象を抱かれやすい
説明が下手な人は、実際は能力があったとしても周りの人には「仕事ができなさそう」という印象を保たれてしまうことも多いです。
仕事を進めるにあたり、話し相手が、聞き手の立場に立ってわかりやすく説明することができなければ、仕事ができなさそうと感じてしまうでしょう。
実際に、ビジネスパーソンとして「わかりやすく説明する」ということはコミュニケーション能力でも大切な要素になるため、ビジネスコミュニケーションの能力が低いと認識されてしまいます。
また、コミュニケーション能力が低い場合、クライアントと関わるような上流工程の仕事が難しく、チームリーダーやマネジメントなどの管理職に昇進する障害の一つとなってしまうこともあるでしょう。
自分の意見や考えを相手にしっかり伝えることができない
上手く説明ができないと、自分の意見や考えを相手にしっかりと伝えることが難しくなります。
例えば、仕事においてメンバーと意見交換をする場合など、自分の意見や考えをわかりやすく伝えることができなければ、相手に誤解を与えてしまう可能性もあるでしょう。
とくに、仕事の場合はプライベートの会話とは異なり、話において明確に意図や目的、主張や根拠などが相手に伝わらなければ、お互いにストレスを抱えてしまうことになるため、デメリットとして感じてしまう人も多いのです。
説明下手な人と説明上手な人の3つ違い
ここまで、説明が下手な原因やデメリットについて解説しましたが、「説明が下手な人」と「説明が上手な人」は具体的にどのような違いがあるのでしょうか？
説明が下手な人は、説明が上手な人が何を意識して説明をしているのか知ることで、話し方の改善につなげることができるため、詳しく解説していきましょう。
話の時系列やポイントが明確かどうか
一つ目の違いが、「話の時系列やポイントが明確かどうか」という点です。
- 説明が下手な人：話の時系列がバラバラでポイントがわかりづらい
- 説明が上手な人：時系列に沿って話を組み立て、ポイントになる部分をまとめて説明する
説明が下手な人は、説明をする際に、時系列が行ったり来たりしてしまい、話の内容の理解がしづらい傾向にあります。
また、話の中のポイントも所々で入ってくるため、要点が抑えられず内容が頭に入りにくいことも多いでしょう。
その反面、説明が上手な人は、話をする際に時系列を明確に分けて話をするため混乱が生じにくく、ポイントになる部分は、要点としてまとめてどの内容が話の中で重要なのかわかりやすく伝えてくれます。
そのため、説明が上手な人の話を聞いていると、話の内容がすんなりと入ってきて、理解すべきポイントも明確になるのです。
論点が整理されているかどうか
二つ目が、「論点が整理されているかどうか」という点です。
- 説明が下手な人：説明における論点がずれており、関係のない情報まで説明してしまう
- 説明が上手な人：説明すべき論点を明確にして、関係のない情報は省略してシンプルに伝える
説明が下手な人は、話をしている中で論点がずれてしまうことがあります。
「IT企業で勤めている際に、システム上のトラブルが発生し、クライアントから問い合わせがあったことを相談したい」を例としましょう。
説明が下手な人の例
説明が下手な人の場合、「トラブルの原因」「クライアントからの質問」「クラアントからのクレーム」という3つの要素をまとめて話しています。
そのため、
- 今回の話において論点は「報告」と「相談」のどちらなのか
- クライアントからは質問の答えだけを求められているのか、クレーム対応に関する意見が欲しいのか
以上の点がわかりづらい状態になってしまっています。
しかし、説明が上手な人の場合には、論点を明確にして、その場においては関係のない情報は省略してシンプルに伝えています。
説明が上手な人の例
エンジニアに確認を取ったら再開の目処は立っていないとのことですが、遅くとも2日以内には再開できるという報告を受けています。
クライアントの質問への回答は、余裕を持って3日以内と報告するべきでしょうか？」
上記において、論点は「クライアントからの質問に対する答えをどうするか相談したい」という明確な目的が見て取れます。
そして、現時点ではクレームについては論点がずれることになるため、話題には上げていません。
もちろん、改めてクライアントからのクレームに対する対応について相談をおこなうことにはなりますが、論点を分けているため、聞き手としては混乱することは少なくなります。
このように、相手が理解しやすように論点を明確にして情報を整理することができるのが説明が上手な人の特徴ともいえるでしょう。
相手の立場に立って説明ができているか
三つ目が、「相手の立場に立って説明ができているか」という点です。
- 説明が下手な人：自分が伝えたいことをとにかく伝え、自分が話しやすいように専門用語ばかりを使う
- 説明が上手な人：相手が求めている情報を理解した上で話を進め、言葉選びにも気を遣う
説明が下手な人は、とにかく伝えるべき情報を伝えることができればそれでOKだと考えている人もいます。
そのため、話す相手が何を求めているかよりも、伝えるべき情報を伝え、自分が話しやすい言葉を選んでしまうこともあるでしょう。
ですが、説明が上手な人は、説明するべき最低限の情報は伝えた上で、相手が求めている情報を中心に深掘りして説明していきます。
また、相手が業界の専門用語に疎い人であれば、できる限り噛み砕いて専門用語を使わずに説明をするように心がけていることでしょう。
このように、相手の立場に立って説明することを念頭に置いているかどうかで、説明下手か説明上手かが明確になります。
上手に説明するために意識する3つのポイント
現段階で、自信が説明するのが苦手だと感じている人もいるともいます。
そのような人は話をする時に以下のポイントを意識して説明をしていくと、より伝わりやすい説明ができるようになるでしょう。
結論から話すように心がける
まず、商談における商品説明のような特殊な状況でなければ、基本的に「結論から話す」ことを心がけるようにしましょう。
結論から話をするのは「ロジカルシンキング」において重要な要素となりますが、報連相をおこなったり、MTGで発言や提案する際にも結論から話をすることで、論点を明確にすることにつながります。
そして、聞き手からしても求めている情報はほとんどが結論なので、話をしている内容で不明点があれば質問もしやすくなるでしょう。
伝える情報はシンプルにまとめる
伝える情報はできるだけシンプルにまとめることを意識するのも大切です。
説明をするときは、内容によっては長くなってしまうこともあります。
しかし、冗長な説明は聞き手からも忌避されることが多いため、PREP法を意識して「結論」>「理由・根拠」→>「具体例」>「結論」のようにシンプルに伝えることを心がけてみてください。
目的や自分の考えも伝える
報連相をおこなう際に大切なのが、「目的や自分の考えも伝える」という点です。
話をする際に、結論から話すのと同じように、「今回の話は報連相のどれに当たるのか」を明確にしておくことで、聞き手の負担を減らすことにつながります。
また、報告や相談に当たる内容の場合には、ただ意見を仰ぐのではなく、「自分自身の考えや意見をしっかりと伝える」ことが重要です。
というのも、ビジネスシーンにおいて上司に対して報告や相談をした際には、ほとんどが「あなた自身はどう考えているの？」「具体的な意見や考えはある？」という質問を返されることが多くなります。
そのため、聞き手の負荷を減らし、自分の考えを明確に伝えるためにも、目的や自分の考えも伝えることを忘れないようにしましょう。
説明上手になるための3つのテクニック
前項では、上手に説明するためのポイントについて紹介しましたが、説明上手になるための簡単なテクニックについても紹介していきます。
文章化して情報を整理する
説明が苦手だと感じている人にオススメしたいのが、内容を文章化して情報を整理するというテクニックです。
これは、情報量が多くなるほど有効なテクニックで、情報を文章としてまとめることで、内容の理解と論理的に情報を整理することができるようになります。
また、文章化する際に意識するポイントは以下の通りです。
- 情報は箇条書きでまとめる
- 内容はカテゴリで分けて時系列で並び替える
- 論点によって情報をピックアップして話の構成を作る
はじめのうちは、文章化する作業自体が負担に感じてしまいますが、情報を文章として書き出すことで、自分の頭の中の情報を整理していくことが可能です。
説明が苦手な人は、頭の中だけで情報を整理することが苦手な人が多いため、はじめのうちは、頭の中でやることを文章に書き出して慣らしていくために活用します。
文章化と整理を繰り返していくことで、頭の中でも自然と情報整理ができるようになるため、まずやってみてくださいね。
5W1Hでポイントを明確に
情報を文章化する時も、実際に説明をする時も5W1Hを意識しておくことは、わかりやすい説明をするために必要な要素になります。
5W1Hは、Who(だれが)、When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を指し示す言葉で、伝えるべき情報を過不足なく伝えるために有効です。
説明をする際にも、5W1Hに関わる情報は伝えるべき内容として意識することで、聞き手にも話のポイントを伝えやすくなるでしょう。
相手が理解できているか随時確認をする
説明をしていく中で一番重要なのが、「相手が理解できているか」という点です。
どんなに説明が上手い人でも、相手の理解が追いついていない状態で話を進めても意味がありません。
そのため、説明が上手な人は、相手が理解できているかどうかを随時確認した上で、説明をしています。
短い内容であれば、説明した後に確認していけば良いですが、長い内容の場合には、話の間に2度〜3度程度、不明点はないか質問することが望ましいです。
適度に確認を挟むことで、自分自身にも余裕が生まれて落ち着いて話ができるようになるので、意識して取り入れてみてください。
あなたの周りにいる説明下手なあの人との付き合い方
あなたの周りにも説明が下手な人はいると思います。
それは上司だったり部下だったり、中にはどう接すれば良いか分からないという人もいるでしょう。
以下では、そのような人たちとの付き合い方について紹介していきます。
説明が分かりづらい上司との付き合い方
「話が長いだけでよく分からない」「話が転々とし過ぎてついていけない」など、説明が分かりづらい上司はどこの会社にも一人はいるものです。
とはいえ、上司ということもあるので、分かりにくいことを指摘したり、怪訝な顔をしたりすることは難しいでしょう。
なので、そのような上司との付き合い方として、知っておいて欲しいポイントは下記の3つです。
- 質問するようにして欲しい情報を得る
- しっかりと相づちを入れる
- 最終的なすり合わせをおこなう
とくに大切なのは、「最終的なすり合わせをおこなう」です。
たとえば、説明が分かりづらい上司の話を聞き、自分の中で情報を整理できたとしましょう。
そしたら次に「ということは○○ということですよね？」と質問するようにして上司とのすり合わせをおこないます。
質問をするようにすり合わせることで、上司にも「ちゃんと話を聞いてくれている」という印象を与えることもでき、ミスも起こりづらくなるためすり合わせは必ずおこなうようにしましょう。
説明の下手な部下との付き合い方
説明の下手な部下に対しては、上司として説明が上手になる方法を提案してあげましょう。
ただし、提案する際にたくさんのことを指摘しすぎてしまうと、部下が混乱を招く可能性があるため、部下にとってより優先度の高いものから提案してあげるのが良いです。
例えば、部下が商談において冗長に話していて要点が掴みづらいと感じた場合には、「結論から話すことを心がけてみて」と提案します。
また、報連相をおこなう際に時系列や話の目的が曖昧になっている場合には、「事前に情報を文章として整理しておくと話しやすくなる」とアドバイスをすると良いでしょう。
まとめ：「説明下手」は必ず直せる！
以上、説明が下手だと感じている人へ、上手に説明するための方法について紹介してきました。
説明が下手なのは意識と経験によるところが大きいため、地道に取り組んでいくことで必ず改善することができます。
また、説明することに対する苦手意識を克服することができれば、自分自身の考えを伝えることもできるようになるでしょう。
そのため、説明することが苦手な人は本記事の内容を参考にしてみてくださいね。
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