目次
「なんでなかなか仕事が終わらないのだろう」
「他の人に比べて仕事が遅い気はするが何が原因かわからない」
仕事に真面目に取り組んでいるのに、終わるのが遅くなってしまうことはありませんか？
業務をおこなうのであれば、できる限り早い時間で効率よく完了したいものです。
そこで今回の記事では、仕事が遅い人の特徴や改善するための方法を紹介していきます。
仕事が遅い人の5つの特徴
実は、仕事が遅い人には共通点があります。
まずは、これから紹介する仕事が遅い人に共通する5つの特徴に自分が当てはまっていないかを確認してみましょう。
それぞれについて詳しく解説していきます。
業務の目的を理解していない
1つ目の特徴は、「業務の目的を理解していない」という点です。
業務内容には必ず目的があり、その目的に沿って目標設定をおこない、仕事の優先順位をもとにスケジュールを立てていきます。
ただ、仕事が遅い人は業務の目的を理解しておらず、目標設定やスケジューリングが曖昧なまま仕事に取り掛かってしまうことが多いです。
その結果、必要以上に完成度を高くしようとしたり、目的と異なる部分に注力したりと、必要以上に時間をかけてしまいます。
逆に、業務の目的を理解していると目標設定が明確になり、目的に沿った業務の優先順位付けができ、余裕を持って仕事に取り掛かることが可能です。
人に頼らない
2つ目の特徴は、「人に頼らない」という点が挙げられます。
仕事をしていく上で、自分ではどうしてもわからないことや時間をかけて調べなければいけないことも出てくるでしょう。
そんな時、すべて自分で処理しようとして周りの人を頼らず、自力で解決することに時間を費やしてしまっている人も多いのです。
また、自分の仕事ではないのに、依頼されたらすべて引き受けてしまい、キャパオーバーになってしまっている人もいます。
そうして、すべて自分で抱え込んだり、不要な仕事も引き受けてしまっている人は、優先すべき仕事に着手できなかったり、遅くまで残業してしまうのです。
また、疲れてくると確認不足でミスを多発し、その修正のためにまた時間を割かなければいけないという悪循環に陥る可能性もあります。
だからこそ、時には人に頼り、自分がやるべき仕事かどうかを判断して対応できそうになければ断ることも覚えておきましょう。
完璧さを求める
完璧さを求める人も、仕事が遅い人の特徴として挙げられます。
仕事のクオリティを高めることは、とても良いことではありますが、仕事の大前提は期限までに仕上げることです。
いくらクオリティが高くても、期限に間に合わなければ、仕事をしていないのと同じです。
完璧さを求める人は、細かいことまで気になってしまい、本来対応しなくても良い部分まで丁寧に作り込むため、余計に時間がかかってしまうことがあります。
事前に重要なポイントを確認した上で作業し、優先順位をつけて期限に間に合う範囲でスケジューリングすることで改善していけるでしょう。
準備ができていない
仕事が遅い人は、仕事に取り掛かる上で準備不足の人が多いです。
準備には、仕事を完了するまでのタスク出し、タスクの分類と所要時間の見積もり、期限までの目標やスケジュールの設定など幅広くあります。
仕事が遅い人は、取り掛かる際に必要なタスクや目標設定、スケジューリングができておらず、行き当たりばったりで仕事をしていることが多いです。
その結果、途中で行き詰まり、進捗の把握ができていないため期限に間に合わなくなってしまうのです。
仕事では、準備ができていることで、次に何をすべきか、どの仕事を優先的に片付けていくべきかなどが明確になり業務を進めやすくなります。
また、仕事のスケジュールを設定することで、想定外の仕事が入った場合にも対応できるか判断しやすく、準備に力を入れていない人は改めて見直すようにしましょう。
デスクが散らかっている
デスクが散らかっているのも、仕事が遅い人の特徴です。
デスクが散らかっていると整理整頓ができず、何か探すときに時間が多く取られてしまいます。
仕事する際に、探しもので時間を取られて集中力が切れるなど、効率よく仕事ができなくなってしまう可能性もあります。
なので、必要な持ち物は整理し、仕事に取りかかる際に不要な物は片付けておき、物を探す時間を極力少なくするよう心がけましょう。
仕事を効率化する6つのコツ
ここまで、仕事が遅い人の特徴について説明してきました。
仕事が遅い人にも共通した特徴がありますが、実は、少し工夫するだけで仕事を効率よくこなすことができるようになります。
そこで次は、仕事を早くするために意識するべき6つのコツについて説明していきます。
これから紹介するポイントを押さえてしっかりと取り組んでいけば、今の現状を改善することが可能になります。
それぞれについて詳しく解説していきます。
ゴールを明確にする
まず意識するべきポイントは、「ゴールを明確にする」ことです。
前述のとおり、業務の目的を明確にすれば、仕事の優先順位をつけやすくなります。
業務をこなしていく上で、必要なポイントはどこなのか、どれくらいの完成度で仕上げれば満足してもらえるのかを知り、設定することで効率よく仕事を進めていくことが可能です。
ゴールを明確にするためには、初めの段階でしっかりと業務の目的と内容をヒアリングしましょう。
とくに仕事の目的や内容が曖昧だった場合は、仕事を始める前に疑問点はないか、目的と業務の進め方に問題はないかの確認をするようにしましょう。
パソコン操作を早くする
パソコン操作を早くすることも、仕事を早くするために重要です。
パソコンの操作といってもタイピングスピードやショートカットキーなど項目は多いですが、パソコンの操作を早くすることで、普段の業務の効率は大きく変わってきます。
タイピングスピードは、寿司打で最低5000円以上、e-typpingでA-評価以上取れるようにしましょう。
ショートカットキーは、WindowsとMacで多少操作性は変わりますが、ポイントは共通していることが多いので内容は押さえておきましょう。
マウススピードは、スピードが最大か最低かで圧倒的に操作性が変わるので、基準を最高スピードに設定することをオススメします。
マウスパット操作も、WindowsやMacのどちらでも、似た操作方法で使うことができ、かなり効率的に仕事を進められるので、調べて習得するようにしましょう。
人に頼る
こちらも前述のとおり、仕事を効率よくおこなうためには、人に頼ることも必要です。
仕事をしていく中で、自分が苦手な分野の仕事を依頼されることもあるかもしれません。
そのような場合、依頼された仕事が他の人でも対応できる業務であれば、仕事を交代するなどして効率よく仕事を進めていけるコミュニケーションをとりましょう。
自分にできないことをできないことは恥ずかしいことではありません。
上司も苦手な仕事を無理やり任せるよりも、得意な仕事を任せるほうが効率よく仕事が回ることを理解しているので勇気を持って相談してみてください。
苦手を克服して欲しいという意図で仕事を任せられることもありますが、そのようなときにも、適宜上司にやり方を確認しながら取り組みましょう。
ミスがなくなるように工夫する姿勢を見せることで評価につながります。
今できることはすぐにやる
仕事が遅い人は、今すぐできる仕事も後回しにすることが多く、結局忘れていて対応ができていないことがあります。
また、後でやろうとしていて、緊急で別のタスクが発生して対応できない場合もあるかもしれません。
短時間で片付く仕事は依頼を受けた段階ですぐに完了させることが重要です。
そうすることで、抜け漏れ防止にもなりますし、すぐに対応することで依頼者からの評価が高くなります。
目安として、10分以内に終わる仕事はすぐに対応しましょう。緊急の対応をしている時でなければ、10分の時間を捻出するのは簡単です。
まずは簡単に終わる仕事はすぐに対応する意識を持てるように取り組んでいきましょう。
テンプレート化をする
仕事を早くするためは、テンプレート化することも必要です。
とくにメールの文章などは、仕事をしていく中である程度の型ができてきます。
型ができているのに、毎回1からメールを作成していると無駄な時間がかかるため、可能な限りテンプレート化した上で、必要に応じて編集していくようにしましょう。
メール文章のテンプレート化は、メールソフトにテンプレート登録をしたり、自分がよく利用する文章のフォーマットを作成するなど方法は様々です。
ぜひ自分に合った方法を試してみてください。
整理整頓
先ほど仕事が遅い人の特徴として、デスクが散らかっているという点を挙げました。
普段から身の回りの整理をすることで、必要なときに必要なものを探す手間が省け、集中を維持して仕事に取り掛かることが可能になります。
もし整理整頓が苦手だという人は、整理しやすい環境作りから始めてみましょう。
- 備品の置き場所を決めてその場所以外には持ち歩かないようにする
- 書類はファイリングをした上で、今必要なファイルと不要なファイルの保管場所を分ける
- 帰宅時にデスクは必ず何もない状態にして、出勤時も必要最低限の物しか出さない
上記のように、工夫できる点はたくさんあります。
整理整頓が苦手な人は、1つだけでも良いので、自分に合った方法を試して整理整頓ができるようにしていきましょう。
仕事が早くなると得られる3つのメリット
ここからは、仕事が早くなることで得られる3つのメリットについて説明していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
周りから評価される
仕事が早くなると周りから評価されることが多くなります。
仕事をだらだらしている人や催促されるまで対応しない人より、効率的に仕事をこなし、催促する前に仕事を終えている人のほうが信頼されるのは当然です。
メールの返信や依頼されたタスクを早くこなすことで、先方に不要な待ち時間を与えずにスムーズに仕事を進められます。
相手の待ち時間を考慮している人は少ないため、相手のことを考えて仕事を早くこなす癖をつけることで周りからの評価も上がっていくでしょう。
人より多く経験が積める
仕事が早くなることは、それだけ他の仕事をこなす時間が増えるということです。
仕事が増える点にネガティブな印象があるかもしれませんが、仕事を増やすことで自身の仕事の幅が広がり、同じ仕事でもより多くの経験を積むことが可能になります。
仕事の積み重ねとともに信頼も獲得し、新しい仕事をする機会が増え、仕事の幅が広がるという好循環になる可能性もあるため積極的にチャレンジしていきましょう。
常に効率化を考えられる
一度仕事を効率的にこなせるようになると、他の仕事も「どうすれば早く仕事をこなせるか」と考えるようになります。
また、仕事の効率化には、ある程度共通する部分があり、仕事の経験を積んでいくことで何に注力していけば良いかがつかめてきます。
業務の効率化は、どの仕事においても必要な能力です。
だからこそ、現在の仕事で少しでも効率化ができる部分はないかを探して、何かしらの工夫をしてみましょう。
仕事の遅い人のための便利なツール5選
最後に、仕事が遅い人向けに効率化をしていくためのツールや方法について紹介していきます。
ショートカットキーや無料で利用できるツールで仕事を効率化することができるので、参考にしてみてください。
それぞれについて詳しく解説していきます。
ショートカットキー
前述のとおり、仕事を効率的にこなすためには、まずパソコンの操作ができるようになることです。
その中でもショートカットキーを覚えることで、普段の作業工程が少なくなります。
1度だけの操作であればショートカットキーは不要かもしれませんが、業務の中で何回も利用する動作だとショートカットキーを知っているかどうかで効率が大きく変わってきます。
以下の代表的な8つのショートカットキーだけでも覚えておくようにしましょう。
| 操作 | Windows | Mac |
|---|---|---|
| コピー | Ctrl＋C | Command＋C |
| 切り取り | Ctrl＋X | Command＋X |
| ペースト | Ctrl＋V | Command＋V |
| 全選択 | Ctrl＋A | Command＋A |
| ページ内検索 | Ctrl＋F | Command＋F |
| 一つ戻る | Ctrl＋Z | Command＋Z |
| 一つ進む | Ctrl＋Y | Command＋Y |
| タブを閉じる | Ctrl＋W | Command＋W |
他にもさまざまなショートカットがあるので参考にしてみてください。
参照1：Windowsのキーボードショートカット一覧
参照2：Macのキーボードショートカット一覧
Googleドライブ
仕事を効率的に進めていく上でオススメのツールとしてGoogleドライブがあります。
Googleドライブにデータを保管しておけば、会社PC、自宅PC、スマートフォンなど複数の端末でアクセスすることができるため、非常に便利なツールです。
仕事をこなしていく上で、特定の場所でしか情報の確認ができずに不便さを感じることはないでしょうか？
だからこそ、Googleドライブのようなオンラインストレージサービスを利用し、どこでも情報の確認や共有ができることで仕事を効率よく進めることが可能なのです。
また、GoogleドキュメントやGoogleスプレットシートなどWordやExcelと同等のツールも無料で利用することができます。
PCが使えなくても携帯があれば簡単に情報の確認や編集をすることができるので、積極的に取り入れていくことをオススメします。
Evernote
Evernoteは、多くの人に利用されているメモアプリです。
Evernoteの特徴として携帯端末やPCなど複数の端末でアクセスすることができる点が挙げられます。
Googleドライブと同様に、携帯端末とPCの両方でアクセスできるため、場所を選ばずに作業することができ、隙間時間でも仕事をすることが可能です。
Evernote自体もさまざまな便利な機能があります。
- タグによるノートのカテゴリ分け
- URLによるノートの共有
- 画像やPDF、音声データの添付
- 名刺管理
上記のような機能を利用することで、情報管理がおこないやすくなり、仕事の効率化にも繋がります。
Dropbox
Dropboxは、Googleドライブと同じ無料で使用できるオンラインストレージサービスです。
DropboxはWordやExcelなどのマイクロソフトオフィスのソフトとの親和性が高く、Dropbox内でデータの編集や保存をおこなうことができます。
仕事をしている中でWordやExcelをメインで使用している場合は、Dropboxを使ったデータ管理がオススメです。
Eight
最後に紹介するツールはEightです。
Eightは、個人向けの名刺管理サービスで、無料で名刺情報を管理できるので顧客の情報を整理したいときには便利なツールです。
Eightでは、SNSのようなメッセージ送信機能がついており、気軽に相手とのコミュニケーションを取ることができます。
また、BluetoothやQRコードでの名刺交換も可能なので、万が一名刺が手元になくても名刺の交換ができる便利な機能もついています。
無料で使える名刺管理ツールとしてEightはとても便利なので、特定の名刺管理ツールがなければ積極的に使っていくようにしましょう。
まとめ
今回の記事では、仕事が遅い人の特徴、仕事を早くするためのポイントとツールなどを紹介してきました。
記事の内容をまとめると下記の通りです。
- 仕事が遅い人には共通した特徴があるが、ちょっとした工夫で仕事を効率よくこなすことができるようになる
- 仕事が遅い人は、自分の特徴を理解してその特徴をもとに改善策を練って行動していくことが重要
- 仕事の効率化において、パソコンの操作やツールを利用することは効果的なので積極的に取り入れていくこと
- 仕事が早くなることで、評価が上がり多くの経験を積むことができるため、仕事が早くなるメリットは多い
仕事が遅い人でも小さな心がけと手軽なルールですぐにでも改善ができます。
仕事が早い人は、効率よく仕事ができないかを常に考えて工夫をしている人です。
ぜひ今回紹介した内容を1つでも良いので試してみてください。
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