目次
ビジネスパーソンの時間を奪っていく会議。
今、会議が社員の生産性を左右するとして、会議のあり方を見つめ直す企業が増えてきています。
時間の無駄にならず、会議を効率化するにはどのようにすれば良いのでしょうか。会議効率化のための方法をご紹介します。
無駄な会議が発生する理由
1日の業務時間が限られているビジネスパーソン。
なるべく業務を進めるために自身の業務効率化を図っている人も多いのではないでしょうか。
そんなビジネスパーソンの悩みのタネが会議であることをご存知でしょうか。
意味のない会議に1時間も参加して、時間を無駄にしてしまう苦痛を感じている人も少なくないのです。
なぜ、「無駄な会議」が発生してしまうのでしょうか。多くの企業でも散見される無駄な会議が発生する理由をご紹介します。
その1｜目的がない
最も「無駄な会議」と定義つけられるのが、目的がない会議です。
何のための会議であるかゴールが見えない段階では、会議をする意味がありません。
メールで済みそうな内容で会議に招集をかけ、情報共有だけを行う会議も少なくないのです。
その2｜結論が出ない
目的ははっきりしているにも関わらず、会議のなかで結論がでず、決議を先延ばし、結論が出せない会議も「無駄な会議」といえます。
結論がでないということは、意見がでない、会議内で話合いが出来ていないということ。
結論がでなければ、会議を開いた意味を無くしてしまいます。
その3｜メンバーが多い
会議は、人数が多ければ良いという訳ではありません。
たくさんの視点からの意見を求めることも大事ですが、メンバーが多いことで返って会議が非効率に働いてしまうのです。
よくあるケースとして、会議が日を追うごと進み、議題も変わってくるのですが、今までメンバーだったからといって、議題に関係のないメンバーも会議に招集してしまうことが多くの企業で起こっています。
その4｜資料が多い
会議資料が多いことも、「無駄な会議」を引き起こす原因ともいえるでしょう。
目的や課題が整理されていない、不要な資料が用意され、ただ量のある会議資料は、どこに何が書かれているか、わかりづらいため、会議を非効率にしてしまいます。
さらに、何のための会議であるのか、わからなくしてしまうため、結果結論の出ない「無駄な会議」となるのです。
その5｜タイムマネジメントができていない
会議も時間を設定して実施することが多いと思います。
しかし、会議のタイムマネジメントが出来ていない結果、会議を時間内に終わらせられない、整理が出来ず結論まで到達しない会議になってしまうのです。
その結果、会議室の順番待ちしている他の会議メンバーに迷惑をかけ、次の会議も時間通りに行えず、また延長するという負のスパイラルに陥る可能性も起きてしまい兼ねません。
会議を効率化するためのコツ
働き方改革が進む昨今、「無駄な会議」が業務効率を悪化させる原因として、多くの企業でも見直しがされ始めてきています。
「無駄な会議」を減らし、業務効率化は生産性をあげることにも繋がるため、即急に対処しなくてはなりません。
では、「無駄な会議」を減らし、会議を効率化するためにはどのようにすれば良いのでしょうか、会議を効率化させるコツをご紹介します。
その1｜会議を種類で分ける
会議を目的別に分類することで、会議の効率化に繋げることが出来ます。
例えば、会議を「企画・アイディアだし」「教育・モチベーションUP」「意思決定」「情報共有」の４種類い分け、目的を明確に決めておきます。
事前に目的をはっきりさせておくことで、会議時間を見直し、人材のアサインもしやすくすることが出来ます。
また、分類によっては不要な会議、時間が短く設定できる会議がわかってきます。
例えば、「情報共有」会議は、緊急でない限りはやらずなるべくメールやチャットですませるようにしたり、「教育・モチベーションUP」の会議は、ITツールを活用するなどをして、無駄な会議を省くことも視野に入れることができ、会議の効率化をすることができるのです。
その2｜時短を意識する
会議時間を60分に設定し、移動時間を考慮していない企業が圧倒的に多く見受けられます。
会議メンバーは、それぞれ業務エリアが異なり、前の予定もあるため、スタートに時間が遅れるケースが多くなります。
そうすると、定時で始まらずダラダラとした会議に繋がってしまうのです。
メンバーの前の予定や業務エリアを意識した上で、移動時間を配慮し、会議の前後に移動時間を設けることでより効率的な会議に繋げることが出来ます。
多くあるケースでは、60分会議を45分会議に設定、15分を移動時間に当てる企業が多くなりつつあります。
その3｜場所を変えてみる
会議は会議室で行うのが一般的ですが、情報漏洩の心配がない内容であったり、重要な会議でない場合は、会議場所をカフェテリアやオープンスペースなどに変更することも、効率の良い会議の一歩になります。
会議の場所を変更することで、閉鎖的な空間を脱却し、よりカジュアルな雰囲気を作ることが出来ます。
雰囲気がカジュアルになれば、メンバー間で意見も出しやすくなり、結果効率の良い議論へと促すことができ、より良い結論を導き出すことができるようになるのです。
その4｜必要なメンバーだけにする
会議メンバーを、必要最低限にすることで会議全体を効率的に進めることが出来ます。
例えば、「意思決定」の分類である会議の場合、意思決定権限のない社員がいても意味はありません。
また、人数が多く見えるだけで、意見を出しづらい雰囲気を作ってしまうため、なるべく、代表者だけの出席など、少人数で進めるようにしましょう。
会議を効率化するための事前準備
会議を効率化するためには、会議の内容を変えるだけでなく、会議の事前準備も重要です。
会議効率化のための、以下のような事前準備を行うようにしましょう。
その1｜会議のルールを作る
会議進行のためのルールを事前に設定し、会議前にメンバーに共有するようにしましょう。
例えば、「発言時間は30秒」「代替案のない批判はNG」など具体的にルールを設定します、そうすることで、無駄なことに時間をかけず、会議をスムーズに進行することができるようになるのです。
その2｜資料は事前に配布
会議資料を会議当日に配るケースもありますが、事前にメンバーに共有しておくようにしましょう。
少しボリュームがある資料に関して言えば、尚更のこと。
メールなどのツールを生かし、会議メンバーに重要なページを事前に目を通してもらうことで、会議の目的を再確認し、意見も出しやすくなるだけでなく、おおよその会議の流れも把握することができるため、会議をスムーズに進めることができるのです。
その3｜スタンティングテーブルを活用
午後の会議など、少し集中力が欠ける時間帯の会議では、椅子を片付け、スタンティングテーブルを使い、立ちスタイルの会議を行うことも効果的です。
会議に集中できるようになり、発言を促す効果を得られるだけでなく、会議時間短縮にも効果的です。
会議スタイルを事前に決めて、スムーズに進行するための環境整備も欠かさないようにしましょう。
会議を効率化するための進行
会議を効率化するためには、やはり会議内の進行が重要です。
なぜなら、会議の時間管理だけでなく、メンバーの集中力や発言の促進も進行役にかかっていると言えるからです。
そんな、重要な役割の進行役はどのように会議を進めればよいのでしょうか。
会議を効率的かつスムーズに行うための進行手順をご紹介します。
手順1｜アイスブレイク時間を設ける
会議が始まる前に、アイスブレイク時間を設けるようにしましょう。一見、「無駄な時間」と思いがちですが、実は、会議メンバーのモチベーションに関わる時間なのです。
例えば、会議前にメンバー全員で簡単な自己紹介を行います。
その結果、緊張をほぐすだけでなく、お互いの所属部署や役割などを知ることができるため、意見交換がしやすい雰囲気を作ることができるのです。
また、知らない人が発言しているという認識がなくなるため、会議に集中もしやすくなるため、会議の進行をスムーズに行うことができるようになるのです。
手順2｜目的とゴールを共有する
アイスブレイク後、改めて会議の目的とゴールを共有するようにします。
会議に参加しているメンバーが会議の目的を理解し、話が脱線するのを防ぐために、はじめの共有は非常に大切です。
最低でも「この会議がなぜ行われるか（情報共有・意思決定など）」と「何を行えばネクストアクションにつながるのか（ゴール）」の２つの共有するようにしましょう。
また、会議ルールが決まっているのであれば、会議ルールも改めて共有することで、よりよい進行を行うことが出来ます。
手順3｜時間に沿ってアジェンダを進める
実際に会議を進めて行くにあたり、実際のアジェンダに沿って会議を進めていきます。
その際には、会議の雰囲気を敏感に察知しなければなりません。
会議が盛り下がる・盛り上がりすぎる・脱線するなどの問題が起こった場合は、それを改善するように対処していきます。
例えば、進行役自ら意見を出す、質問する、意見を求めるなどをすると効果的です。
また、進行しながら時間管理も行うようにしましょう。
議論する時間、意見をまとめる時間、決議する時間など細かく時間の目安を決め、会議の限られた時間を有意義に使い結論まで導けるようなタイムスケジュールを組むようにしましょう。
この記事をシェアする
