目次
人事やマネージャーの重要なミッションの一つに、新入社員の早期の即戦力化や離職防止が挙げられます。
そんな悩みを解決する方法として、「オンボーディング」という新人育成方法が注目されています。
こちらの記事では、オンボーディングの意味や効率の良いオンボードプログラムの実施方法、新入社員の育成を成功に導くためのポイントを解説していきます。
オンボーディングの意味
オンボーディングの元々の意味は、船や飛行機に新しく乗り込んできた乗客や乗組員に対して、適切なサポートや支援をおこない、慣れてもらうことを指します。
これを新人育成に例え、人事用語では
企業に入った新入社員をサポートし、組織に慣れてもらうことを意味します。
早期に会社に慣れてもらうことで新入社員の離職を防ぎ、即戦力化することを目的とした育成方法がオンボーディングです。
オンボーディングが注目されている背景
最近では日本でも「働く」ことに対する見方や考え方が変化しており、少ない労働人口が流動的な時代になってきました。
そのため、一度採用した人材をいかに自社内に留めておけるかが、企業の課題になっています。
また、従来の日本の育成方法では新卒採用、キャリア採用ともに個人に合わせた適切な手ほどきができていませんでした。
その結果、入社後ギャップから早期退職に至るケースも多く、日本でも個人に合わせた育成方法のオンボーディングが注目されるようになりました。
オンボーディングの目的
オンボーディングの目的は新たに加入したメンバーが早期から実力を発揮し、組織に貢献できるようになることです。
採用しても馴染むまでに萎縮して、本人がもつ最大のパフォーマンスを発揮するまでに時間がかかっては、採用した本来の意味をなしません。
こういった問題解決のために、オンボーディングが導入されています。
オンボーディングの導入プロセス
ここからは、実際にオンボーディングを実施するための導入プロセスを紹介していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
目標設定
まず、新入社員にどのように活躍してほしいのか目標設定をおこなうことが大切です。
新人には、いつまでにどんなスキルを習得して欲しいかを明確にすることで、より具体的な育成プランを練ることができます。
また、目標とする姿と現状の乖離を知ることで、問題点をより明確に洗い出すことができ、的確に課題へアプローチすることも可能です。
オンボーディングプランの作成
目標が決まったら、スケジュールを決めて1年をめどに育成プラン作りです。
入社当日、1か月後、3か月後、半年後と長期的かつ段階的に計画を練り、どんな取り組みをおこなえば目標を達成できるかプランを立てていきます。
この際、全新入社員に対して同じプランを立てるのではなく、各個人に合わせた計画を立てたほうが効果的です。
プランの概要となる会社の考え方は流用して構いませんが、プラン作りの際は、個人の性質や能力に合わせたオンボーディングをおこなう必要があります。
オンボーディングプログラムの完成
計画を練ったら、次は具体的にプログラムを完成させます。
人事と現場社員、あるいは管理職と一般社員など、立場が違えば捉えている課題点も異なる場合が多く、課題の認識が違ってきます。
全員の意見を取り入れながら、新入社員が入ってくるまでに関係部署とすり合わせ、実践可能なプログラムを完成させましょう。
オンボードプログラムの実行
プログラムを決定したら、実行に移ります。
計画に沿ったプログラムを実施していても、新入社員が組織に慣れたり業務をキャッチアップしていくのは大変難しいです。
質問があれば新人から聞くのは当然ですが、独り立ちできるようになるまで既存メンバーが積極的にフォローや声がけをおこなうことも重要です。
オンボードプログラムの見直しと再実行
オンボーディングのプログラムがすべて終了したら、必ず振り返りをおこないましょう。
プログラムを立てた既存社員だけでなく、当事者である新入社員の意見も聞き、効果測定をおこなうことで次の新人育成に役立てることができます。
オンボーディングの6つの施策
ここからは、具体的な施策内容を6つご紹介していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
既存社員の意識の共有
オンボーディングを実施するには、既存社員が一丸となって新人に接触し、いかに歓迎ムードを作り出すかが重要です。
そのため、まずはどのように育成するのかを既存社員にアナウンスし、新人育成に関わる全スタッフの意識を共通化するが大切です。
意識を共有することで、新人社員にとって疎外感のない雰囲気を生み出すことができます。
新入社員に必要な情報のリスト化
新入社員に対しておこなうべき手ほどきは、漏れがないように徹底しましょう。
この際、必ず覚えてもらうことをリスト化し、忘れないようにするのがポイントです。
オリエンテーション
新人が入社をしてきたら、まずはオリエンテーションをおこないます。
業務に携わる人間が部門や業務内容を説明し、新入社員に組織と業務を理解させることから始めましょう。
メンター制度の導入
新入社員が質問をおこなうのは一般的に同じ部署の上司ですが、忙しそうでなかなか実務以外のことが聞き出せない場合が多いです。
そんな課題を解決するには、別部署の先輩社員を新人につけるメンター制度を取り入れると効果的です。
経費精算や勤怠入力など事務的な質問や、些細な相談でも気軽に話せる存在を作り、業務以外のことをキャッチアップすることができます。
目標の設定
新入社員にとって、いつまでに何をすれば良いのか、どこを目指すべきなのか指標を与えることは重要です。
短期間で区切って目標設定すると、新入社員も戸惑うことなく業務に取り組めます。
面談の実施
上司は新入社員と定期的に面談し、懸念点や悩みを把握するようにしましょう。
この際、上司から一方的に評価をしたり、説教をしてしまうとかえってモチベーションが削がれてしまい逆効果です。
あくまで新入社員を主役とし、上司はとにかく話を聞き、傾聴するよう心がけましょう。
オンボーディング成功に向けた5つのポイント
例え計画通りに実施したとしても、スムーズに新人を戦力化させることは容易ではありません。
オンボーディングの実施を成功させるためには、5つの壁を越える必要があります。
ここからは、その5つの壁についてご紹介していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
準備の壁
新入社員の受け入れを成功させるためには、まずは部署やチームが受け入れ体制を整えておきましょう。
入社当日になって受け入れの準備を始めたり、当日何をしてもらうか決まっていないと、新入社員は不安と不信感を覚えてしまいます。
人間関係の壁
新入社員にとって人間関係は大きな要素で、それを理由に退職を考える場合も多いです。
既存社員の名前や立ち位置も分からず、誰を頼ればいいのかわからない環境では、新人は困り、早期離職に繋がってしまいます。
新入社員を放置せず、組織が一丸となって歓迎に手を尽くすようにしましょう。
部署やチームなどの組織に、スムーズに馴染めるかどうかは、周りのメンバーのフォローや協力にかかっています。
期待値の壁
面接や面談で、自分に期待されるミッションを聞いた上でも、新入社員側の受け取り方や、企業側の伝え方で、期待値の認識にズレが出る場合もあります。
その結果、「入社前に聞いていた話と違う」というギャップが理由で早期離職してしまうケースも多いです。
企業側は個人にどんな期待をして、どういうミッションで採用をしたのか、お互いの認識を一致させるまで話し合いましょう。
学びの壁
新入社員にはどうすれば良いのか分からない場面が多いです。
例えば、どの備品がどこにあるのか、些細なことを誰に聞けばいいのか分からずに無駄な時間を費やす可能性もあります。
新人が業務を始めるにあたって困らないような、ポイントを押さえて研修していくのも重要です。
成果の壁
入社してしばらくは、業務を叩きこむのではなく、自分で成功体験を味わって達成感を得ることが重要です。
自分も組織貢献をしている実感を味わせることで、モチベーションアップに繋がり、早期退職を防ぐことができます。
いきなり大きな目標を達成するのは難しいので、小さな成功体験をいくつか積ませることが重要です。
オンボーディングの3つのメリット
ここからは、オンボーディングをおこなう企業側のメリットを3つご紹介していきます。
それぞれについて詳しく解説していきます。
採用にかかるコストの削減
企業の採用活動は人材紹介エージェントの利用や会社説明会、広告など何かと高いコストがかかるものです。
一度採用した社員を育成して定着させることができれば、頻繁に採用活動をおこなう必要がなくなります。
採用にかかるコストを減らすことができるのも、オンボーディングをおこなうメリットです。
チーム力の向上
オンボーディングをおこなう場合、組織のメンバーが一丸となって新人のフォローをするので、既存メンバー間のコミュニケーションも良好になります。
新人社員・既存社員がどちらも当事者意識をもつことで、社員同士の連携が深まり、生産性の向上やチームとしてのモチベーションアップに繋がります。
社員のエンゲージメント力の向上
エンゲージメント力とは、社員の企業に対する愛着のことを指します。
エンゲージメント力を向上できれば社員が企業のためを思って仕事をする高いモチベーションを築くことが可能です。
会社のために成果をあげる行動を社員一人一人が意識できれば、企業として非常に高いパフォーマンスを発揮することができます。
まとめ
オンボーディングは、少ない労働人口が流動的になっている今の時代において、企業と新入社員双方にメリットがある有効な育成方法です。
ただし、企業によって最適なオンボーディングは異なるので、5つの壁を意識してプラン作成と実施、見直しを繰り返すことで、独自のオンボーディングプログラムを完成してみてください。
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