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最近はビジネスシーンでダイバーシティ・マネジメントが主流化しつつあり、多種多様な人々の意見をまとめたり、価値観を皆で共有する重要性が高まっています。
ファシリテーションは、まさしくそのためのツールです。
今回は、ファシリテーションの意味や目的に加え、成功に導くコツについてもお伝えしていきます。この記事を読むだけで、ファシリテーターとして組織をマネジメントする準備ができます。
ファシリテーションとは
ファシリテーションとは、
周囲の人々の行動や思考がスムーズにできるように支援すること
です。仕事の場においては、会議やミーティング、または研修などの場面で活用されています。
また、こうした支援をおこなう人のことを「ファシリテーター」と呼びます。
ただ、ファシリテーターは会議の進行役、すなわち単なる司会や幹事の役割と混同されがちです。
しかしファシリテーターは参加者全員の活動を支援し、会議や研修などをより良き結果に導く役割があるため、両者には明確な違いがあります。
ファシリテーションの目的
ファシリテーションの目的は、
参加者の意見を取り入れつつスムーズに目標を達成すること
です。そのためには議題に対する参加者全員の発言を促すことや、それぞれの発言を簡潔にまとめなければなりません。
会議やミーティングに参加する人は、それぞれが異なる考え方や意見を持ちます。よって各意見をまとめる調整役がいなければ、「会議は踊る、されど進まず」の状態になってしまうでしょう。
しかし、会議に出た意見を単にまとめるだけでは十分とはいえません。参加者によっては積極的に発言できない人もいれば、そもそもやる気のない人も参加しているからです。
ファシリテーションは、このように状態が異なる参加者の立場や思いも理解したうえで、ゴールへと導いていく必要があります。
ファシリテーションが注目されている理由
近年、とくにビジネスの現場においてファシリテーションが注目されつつあります。
ファシリテーションが注目される理由は、次のようなメリットを得られるからです。
- 参加者全員が納得したうえで合意形成ができる
- 新しいアイデアが出る可能性もある
- 参加者のモチベーションの向上
- 異なる文化や言語を持つ参加者同士でも意思疎通を行いやすい
たとえば社内で会議を開いても、参加者のモチベーションが上がらず、なかなか結論が出ないということも多いのではないでしょうか。また、自分の提案が認められずに参加者が不満を抱くケースも珍しくありません。
一方、会議や研修などでファシリテーションを活用すると、状況は一変します。ファシリテーターのサポートのもと参加者全員の発言が促され、各意見がしっかりとまとまるため、明確な結論が出やすくなります。
また、全員参加の雰囲気が醸成されることで、全体のモチベーションも高まるでしょう。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターとは、ファシリテーションをおこなう人のことです。単に会議や研修などを進行するのではなく、ほかにも次のような役割が求められています。
それぞれの役割について以下で詳しくお伝えしていきます。
ゴールを設定する
ファシリテーターの役割のなかでも、ゴールの設定はもっとも重要な役割です。なぜなら、ゴールが曖昧なまま会議を進めてしまうと、結論が出ないまま解散してしまうことも多いからです。
結論が出なければ会議後におこなうべき目標も立てられなくなります。
ゴールの設定とは、
会議や研修などにおいてどのような状態になれば目的を達したか、という基準を作ること
です。
たとえば会議だと参加者全員の合意が得られ、具体的な行動指針が明確になれば目的を達成しています。
そのためにもテーマや意義を明確にしておかなければなりません。また、会議や研修などを始める前に、ゴールへ至る道のりを開示して参加者全員の意識共有をおこなうことも大切です。
雰囲気作り
参加者にとって発言しやすい環境を整えてあげることも、ファシリテーターの重要な役割の一つです。
会議の雰囲気が悪ければ、参加者の意識が低下し発言の頻度が少なくなる可能性があります。反対に、会議の雰囲気が良いほど、普段なら発言が控えめな人でも積極的に意見を出すようにもなります。
それだけ全体の雰囲気は、会議やミーティングの成功に深く影響を及ぼします。
そのため、会議やミーティングが始まる前に全体の雰囲気作りを行っておきましょう。たとえば、常に中立者としての立場を崩さず、会議のルールを作っておくだけでも公平性が生まれて雰囲気が良くなります。
タイムマネジメント
会議中、あまりにも論議が加熱してしまうと収集がつきません。また、話の長い人や発言数の多い人の意見ばかりが目立ってしまい結論が偏ってしまう恐れもあります。
このような問題点を解決するためにも、ファシリテーターにはタイムマネジメントが求められています。
タイムマネジメントとは、参加者の貴重な時間をムダにしないよう会議などを時間通りに終わらせるほか、参加者一人ひとりの時間配分を適切に調整する役割もあります。
適切な時間管理をおこなうには、アジェンダが役立ちます。アジェンダとは、会議などで話し合う議題を表や項目で表した資料です。
事前にアジェンダを配布しておくと全員が進行の流れを把握できるため、それぞれの時間配分を調整しやすくなります。
意見を整理する
適切な雰囲気作りやタイムマネジメントが行えるようになると、参加者のモチベーションも高まり会議中の意見も増えます。
しかし、その意見を整理する人がいなければ結論が分かりません。結論のない会議は次なる具体策のない議論と同意で、せっかくの会議も単なる時間潰しになってしまいます。
そこで、ファシリテーターとして参加者それぞれの意見を整理します。参加者から挙がった意見を、ホワイトボードなどに論点を書き出すと良いでしょう。
参加者にとっても論点が一目で分かるため、さらに議論が発展しやすくなります。
コンセンサスを得る
参加者のコンセンサスを得ることもファシリテーターの重要な役割です。
コンセンサスとは、参加者それぞれの合意や意見の一致という意味があり、ファシリテーターは誰一人不満が出ない形で会議やミーティングを収束させることが求められます。
会議でまとまった結論に対して全員の同意を得ることは困難です。だからこそ全員の立場や働く環境をよく知るファシリテーターの調整力が試されます。
たとえば、
「Aさんにとって○○することは難しいかもしれないが、△△の部分を削ってみてはどうだろう」
というように、ファシリテーター自らアイデアを出すことも必要です。
ファシリテーションが上手な人の特徴
以下がファシリテーションが上手な人の特徴です。
ここでは、それぞれの特徴について詳しく説明します。
あらゆる意見に対して関心を持てる
参加者のあらゆる意見に対してファシリテーター自身が興味・関心を持つことは、会議や研修などの良い環境作りへとつながります。
役職や雇用形態などの立場や働く環境にかかわらず、誰だって自分の意見を興味深く聞いてくれれば嬉しいものです。反対に、人は自分の話に耳を傾けようとしない人には意見を出そうとは思いません。
だからといって過度に忖度する必要はありませんが、「あなたの話はしっかりと聴いている」という姿勢を見せることが重要です。
主観的には微妙な意見だとしても、ひとまず肯定的に受け止めて論議は参加者同士に譲りましょう。
ゴールを意識しながら論点を見極めることができる
会議やミーティング、研修などには必ず最終的な目的があります。各論点を明確にし、目的を見失わずに進行していけることが、できるファシリテーターの特徴です。
そのためにも、会議や議論を客観的に観察しなければなりません。ときには参加者から挙がった意見が目的を達成するために必要なのか、冷静に判断する必要もあるでしょう。
もし論点がずれているようなことがあれば、軌道修正を行って正常な道筋に戻すことが大切です。
常に全員の様子に目を配れる
常に参加者全員の様子に目を配ることは、会議やミーティングをスムーズに進めるためには欠かせません。
たとえば結論に納得できない人がいると、会議の最後に反対意見を出して議論が長引いてしまう恐れもあります。
ファシリテーションが上手な人は、会議中はいつでも参加者を観察し、本当に納得できているかどうかを確認しています。
もし疑念や不服が少しでも表情や態度に現れるようであれば、その人の意見を聞いてコンセンサスを得ようと働きかけます。
ファシリテーションを成功に導くポイント
ファシリテーションが上手く作用するようになると、「いつもムダな会議ばかり…」とため息をつくこともなくなります。
それどころか参加者全員が会議を開く意義を理解でき、会社にとって有用な時間を皆で共有することができるようになります。
そのためにも、ファシリテーションを成功に導くポイントは重要です。
以下、それぞれのポイントについて詳しくお伝えしていきます。
事前準備をする
会議などで事前準備を怠るとスムーズな進行が妨げられ、参加者のモチベーション低下につながります。また、参加者の貴重な時間を使うわけなので、タイムマネジメントの観点からもよろしくありません。
よって、開始とともにスムーズな議論ができるよう、事前準備を行っておきましょう。
資料や使用する備品・ツールの確認から、進行方法についても紙に手順をまとめておくことが大切です。
また、会議やミーティングをおこなう目的や意義を明文化しておき、参加者同士で意識共有をおこなっておく必要があります。
報告するときは短く
参加者の意見を尊重することは大切ですが、簡潔な報告を心掛けることのほうがさらに重要です。とくに会議では社内から多くの人が参加することも珍しくありません。
一人ひとりの意見が簡潔でなければ、時間がいくらあっても足りなくなります。
また、仮に特定の人物だけ話しが長いと論点に偏りが生じ、主旨が分かりにくくなります。さらにそれが複数人になると聴いている人のモチベーションも下がってしまう可能性があります。
話が長くなりそうなときは、ファシリテーター自身が心を鬼にして制止することも必要です。
質問を深堀りして議論をふくらませる
ファシリテーター自身が議論をふくらませるよう努力することも大切です。
たとえば、「Aさん、何か意見はありますか？」という質問に意見がない場合「いいえ」で終わります。この質問を「Bさんはこう言っていますが、Aさんはどう思いますか？」と、少し変えるだけで意見を引き出しやすくなります。
このように疑問形は「Yes・No」で終わる問い方ではなく、「How（どのように思うか）」を中心にすると良いでしょう。
わかりにくい話を理解する
会議やミーティングに参加する人のすべてが話上手とは限りません。むしろ、「どちらかといえば自分は話下手」と答える人のほうが多いです。
その場面では分かりにくい話でも、ファシリテーターが噛み砕いて説明してあげることが必要です。
そのためには、ただ相手の話を黙って聞くのではなく、相手が話し終わった後に「つまり、○○ということですよね」などのフォローを付け足しましょう。
ファシリテーターの補足が適切に行われるほど、分かりにくい話でも参加者全員が情報を理解しやすくなります。
プロセスや責任の所在を明確にし合意を得る
会議が大詰めを迎えると結論が明確になってきます。しかし、結論が出たからといって安心してはいけません。ここからさらに、結論に対するプロセスや責任の所在を明確にする必要があります。
たとえば、会議で特定の行動指針が定まった場合、「それをいったい誰がおこなうのか」という点を決めておかないと、皆が「誰かがやるだろう」という気持ちになって具体的な行動につながりません。
また、その行動をいつまでに達成するかという期限と、期限までのプロセスを監督する責任者も会議中に決めておくことが重要です。
まとめ
ファシリテーションとは会議や研修などをスムーズにするために支援をおこなうことで、実行に移す人をファシリテーターと呼びます。
会議などの参加者の意見をとりまとめ、適切な時間管理のもとゴールを達成できるよう補佐を行います。
そのためにも、周囲の意見に耳を傾けて参加者のモチベーションを高め、プロセスや責任の所在を明確にして皆のコンセンサスを得なければなりません。
ビジネス環境が徐々に変わりつつあるなか、このファシリテーションの知識や技術の重要性も高まっています。とくにリーダーや管理職など人をまとめる環境にある人ほど、身に着けておくべきスキルです。
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